myXRechnung — E-Rechnungen offline erstellen

Was ist myXRechnung?

Hier finden Sie die Software myXRechnung, mit der Sie die künftigen „E-Rechnungen“ auf Ihrem eigenen Computer erzeugen können.

Worum geht's?

Für „B2B-Rechnungen“ (also zwischen Unternehmen) über 250 € muss ab 2027 eine „E-Rechnung“ („Elektronische Rechnung“) erstellt und elektronisch an den Rechnungsempfänger übermittelt werden (z.B. per E-Mail oder über eine Website – die Übergabe einer elektronischen Rechnung auf einem USB-Stick ist seltsamerweise nicht zulässig – warum auch immer).

Was (künftig) eine solche „Elektronische Rechnung“ ist, ist in diversen Gesetzen, Verordnungen und BMF-Schreiben genau geregelt: Eine simple E-Mail oder eine PDF-Rechnung (wie aktuell üblich) genügen den künftigen Anforderungen nicht mehr; es muss sich um ein „maschinenlesbares“ Format nach dem grundsätzlichen Standard „EN16931“ handeln (mit diversen Varianten).

Der EN16931-Standard verwendet das XML-Format, so dass z.B. die Absenderangaben in einer solchen E-Rechnung wie folgt aussehen könnten:

      <ram:SellerTradeParty>
        <ram:Name>Ingenieurbüro Hanft</ram:Name>
        <ram:DefinedTradeContact>
          <ram:PersonName>Dipl.-Ing. Matthias Hanft</ram:PersonName>
        </ram:DefinedTradeContact>
        <ram:PostalTradeAddress>
          <ram:PostcodeCode>90425</ram:PostcodeCode>
          <ram:LineOne>Apenrader Straße 12</ram:LineOne>
          <ram:CityName>Nürnberg</ram:CityName>
          <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
        </ram:PostalTradeAddress>
      </ram:SellerTradeParty>

Die Feldnamen (wie z.B. PostalTradeAddress) sind dabei im Standard genau festgelegt, so dass man nicht davon abweichen (oder gar eigene Namen erfinden) darf.

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer XRechnung?

Der Begriff „E-Rechnung“ umfasst alle gesetzlich zulässigen Formate, die maschinenlesbar (und dadurch maschinell verarbeitbar) sind. Davon gibt es einige Standards (und innerhalb dieser Standards noch unterschiedliche Versionen und Profile).

In Deutschland legt die Koordinierungsstelle für IT-Standards fest, was in einer E-Rechnung an Behörden enthalten sein muss (hier gelten ein paar zusätzliche Vorschriften, die in der „nackten“ EN16931-Norm nicht enthalten sind). Dieser Standard wird XRechnung genannt.

Es ist daher nützlich und sinnvoll, sich an genau diesen Standard zu halten; denn XRechnungen, die diesem Standard entsprechen, werden von deutschen Behörden anstandslos akzeptiert – und von allen anderen Empfängern natürlich auch, da auch XRechnungen nach wie vor voll „EN16931-kompatibel“ sind, den gesetzlichen Vorschriften genügen und von jeder E-Rechnungs-Software gelesen werden können.

Fazit: Jede XRechnung ist auch eine E-Rechnung, aber nicht jede E-Rechnung ist auch eine XRechnung!

Wie erstellt man eine E-Rechnung?

Möglicherweise ist Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihre Auftragsverarbeitung bereits (oder künftig) fähig, selbst E-Rechnungen zu erzeugen – dann sind Sie fein heraus.

Wenn Ihnen selbst die Aufgabe obliegt, E-Rechnungen zu erzeugen, könnten Sie (bereits jetzt) Ihre Daten auf diversen Websites eingeben und die fertige E-Rechnung (oder XRechnung) herunterladen.

Das hat aber mehrere Nachteile:

• Solche Websites berechnen ihre Preise gewöhnlich nach der Anzahl der erzeugten E-Rechnungen, d.h. Sie bezahlen jede einzelne E-Rechnung.

• Sie müssen alle Angaben in Ihrer Rechnung dort hochladen, d.h. der Betreiber der Website erfährt, wer Ihre Kunden sind, was Ihre Kunden bei Ihnen kaufen, und welche Preise Sie ihnen dafür berechnen.

• Wenn der Betreiber der Website gehackt wird, erfährt der Hacker alle Kontaktdaten der Buchhaltungsabteilungen der beteiligten Unternehmen, was die bekannten Phishing-Mails begünstigt („haben Sie die Rechnung schon überwiesen? Zahlen Sie bitte...“).

Außerdem kann insbesondere der zweite Punkt auch noch ein heftiges Datenschutzproblem darstellen:

• Sie müssen mit dem Betreiber der XRechnungs-Website einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen (denn er verarbeitet die personenbezogenen Daten, die in der Rechnung enthalten sind).

• Sie müssen von Ihren Kunden eine Einwilligung einholen, dass Sie deren personenbezogene Daten überhaupt erst auf der Website eines Dritten (des XRechnungs-Providers) eingeben bzw. hochladen dürfen.

Was ist die Lösung?

Am besten verwenden Sie eine Software, die unmittelbar auf Ihrem eigenen Computer installiert ist (wie myXRechnung), so dass Ihre Rechnungsdaten vertraulich bleiben und Sie sie nicht auf irgendwelchen fremden Websites eingeben müssen. Und Sie können damit beliebig viele XRechnungen erzeugen, ohne dass Sie dafür Extra-Kosten befürchten müssen.

myXRechnung unterstützt Windows und mit WINE oder CrossOver auch Linux und (Intel-)macOS.

Was mache ich, wenn ich eine E-Rechnung erhalte?

Laut Gesetz sind Sie bereits ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Es kann (ab 2025) also sein, dass Sie (ungefragt) gar keine PDF-Rechnung mehr von Ihrem Lieferanten erhalten, sondern eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes (und Sie sind verpflichtet, diese anzunehmen).

Zum Lesbarmachen einer E-Rechnung gibt es bereits heute diverse Gratis-Software, z.B. Quba oder Ultramarin (und auch myXRechnung wird dies künftig unterstützen).

Wozu das ganze? (Spoilerwarnung)

Aktuell übermitteln Sie monatlich oder vierteljährlich Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung via ELSTER. Irgendwann (in fernerer Zukunft) übermitteln Sie dann nicht mehr Ihre monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen, sondern Ihre täglichen Ausgangsrechnungen, aus denen Ihr Finanzamt sofort die geschuldete Umsatzsteuer ermitteln kann. Dies soll dem weit verbreiteten Umsatzsteuerbetrug vorbeugen.

Falls die Übermittlung der XRechnungen via ELSTER möglich sein wird (die ELSTER-Entwickler können dazu aktuell noch keine Auskunft geben), wird dies von myXRechnung unterstützt werden, so dass Sie Ihre XRechnungen erzeugen und auch gleich an Ihr Finanzamt übermitteln können.

Hinweis: Der Verkauf der myXRechnung-Lizenzen erfolgt ausschließlich an Unternehmer, Gewerbetreibende, Freiberufler und öffentliche Institutionen.